10 Pertanyaan yang Wajib Ditanyakan Sebelum Memilih Vendor ERP

Memilih vendor ERP bukan sekadar membandingkan harga atau melihat fitur yang paling banyak.

ERP akan menjadi bagian penting dari operasional perusahaan. Mulai dari penjualan, pembelian, stok, keuangan, hingga aktivitas karyawan bisa bergantung pada sistem tersebut. Karena itu, salah memilih vendor ERP bisa membuat perusahaan mengeluarkan biaya lebih besar, mengalami kendala saat implementasi, bahkan membuat tim enggan menggunakan sistem baru.

Sebaliknya, vendor ERP yang tepat bukan hanya membantu perusahaan mendapatkan software, tetapi juga membantu memastikan sistem tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Sebelum menandatangani kontrak dengan vendor ERP, ada beberapa pertanyaan penting yang sebaiknya Anda ajukan.

Berikut 10 pertanyaan yang wajib ditanyakan sebelum memilih vendor ERP.

1. Apakah ERP ini benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis kami?

Jangan langsung tertarik hanya karena sebuah ERP memiliki banyak fitur.

Setiap perusahaan memiliki proses bisnis yang berbeda. Perusahaan distribusi tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dengan perusahaan manufaktur, retail, jasa, atau sekolah.

Tanyakan kepada vendor:

• Apakah sistem dapat mengikuti proses bisnis perusahaan?
• Modul apa saja yang sebenarnya dibutuhkan?
• Apakah ada fitur yang perlu dikustomisasi?
• Bagaimana sistem menangani proses bisnis yang unik?

Vendor yang baik seharusnya tidak hanya menjelaskan fitur, tetapi juga mencoba memahami bagaimana bisnis Anda berjalan.

Jika vendor langsung menawarkan produk tanpa banyak bertanya tentang kebutuhan perusahaan, Anda justru perlu berhati-hati.

2. Berapa total biaya ERP sampai benar-benar bisa digunakan?

Harga software bukan berarti seluruh biaya implementasi.

Dalam proyek ERP, ada beberapa komponen biaya yang perlu diperhitungkan, seperti:

• Lisensi atau subscription
• Biaya implementasi
• Konfigurasi sistem
• Customization
• Migrasi data
• Training
• Server atau cloud
• Support dan maintenance
• Integrasi dengan sistem lain

Karena itu, jangan hanya bertanya:

“Berapa harga ERP-nya?”

Lebih baik tanyakan:

“Berapa total biaya yang perlu kami siapkan sampai sistem siap digunakan?”

Dengan begitu, perusahaan bisa menghindari biaya tambahan yang baru muncul di tengah proses implementasi.

3. Bagaimana proses implementasi ERP dilakukan?

Implementasi ERP bukan sekadar install software lalu selesai.

Biasanya terdapat beberapa tahapan, mulai dari memahami kebutuhan bisnis, konfigurasi, migrasi data, testing, training, hingga sistem digunakan oleh user.

Tanyakan kepada vendor:

“Seperti apa tahapan implementasi ERP dari awal sampai go-live?”

Vendor yang profesional seharusnya dapat menjelaskan prosesnya secara jelas.

Misalnya:

Discovery → Analisis → Konfigurasi → Customization → Data Migration → Testing → Training → Go-Live → Support

Dengan mengetahui proses tersebut sejak awal, perusahaan bisa mempersiapkan tim dan waktu yang dibutuhkan.

4. Berapa lama proses implementasi ERP?

Durasi implementasi ERP tidak bisa disamaratakan untuk semua perusahaan.

ERP untuk perusahaan kecil dengan proses sederhana tentu berbeda dengan perusahaan yang memiliki banyak cabang, ribuan transaksi, banyak user, atau membutuhkan integrasi dengan sistem lain.

Karena itu, tanyakan:

• Berapa estimasi waktu implementasi?
• Apa saja faktor yang dapat mempercepat atau memperlambat proyek?
• Kapan sistem bisa mulai digunakan?
• Apakah ada timeline dan milestone yang jelas?

Hindari vendor yang memberikan janji terlalu cepat tanpa terlebih dahulu memahami kompleksitas bisnis Anda.

5. Siapa yang akan menangani implementasi ERP kami?

Ini adalah pertanyaan yang sering terlupakan.

Anda mungkin berkomunikasi dengan sales sejak awal, tetapi orang yang melakukan implementasi bisa saja berbeda.

Tanyakan siapa yang akan menjadi:

• Project Manager
• Business Analyst
• Functional Consultant
• Technical Consultant
• Developer
• Support Team

Anda juga bisa meminta informasi mengenai pengalaman tim tersebut dalam menangani proyek serupa.

Karena pada akhirnya, kualitas implementasi sangat dipengaruhi oleh kualitas orang-orang yang mengerjakannya.

6. Apakah ERP dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan kami?

Idealnya, perusahaan tidak perlu mengubah seluruh proses bisnis hanya karena keterbatasan software. Namun, customization juga bukan berarti semua hal harus dibuat dari nol. Vendor yang berpengalaman seharusnya dapat membantu menentukan:

Mana yang cukup menggunakan fitur standar, mana yang perlu konfigurasi, dan mana yang memang membutuhkan customization. Hal ini penting karena terlalu banyak customization dapat meningkatkan biaya dan membuat sistem lebih sulit dipelihara di masa depan.

Jadi, jangan hanya bertanya:

“Bisa custom atau tidak?”

Tanyakan juga:

“Apakah customization tersebut benar-benar diperlukan dan apa dampaknya terhadap sistem kami?”

7. Bagaimana proses migrasi data dari sistem lama?

Data adalah salah satu bagian paling krusial dalam implementasi ERP.

Bayangkan perusahaan sudah bertahun-tahun memiliki data pelanggan, produk, supplier, stok, transaksi, dan laporan keuangan. Data tersebut tentu tidak bisa begitu saja ditinggalkan ketika berpindah ke sistem baru.

Tanyakan kepada vendor:

• Apakah migrasi data termasuk dalam implementasi?
• Data apa saja yang dapat dimigrasikan?
• Siapa yang bertanggung jawab membersihkan data?
• Bagaimana proses validasi data?
• Apakah ada backup sebelum migrasi?

Migrasi data yang tidak direncanakan dengan baik dapat menyebabkan masalah setelah ERP mulai digunakan.

8. Bagaimana training untuk pengguna ERP?

ERP yang bagus tetap tidak akan memberikan hasil maksimal jika user tidak memahami cara menggunakannya.

Karena itu, training merupakan bagian penting dari implementasi.

Tanyakan:

• Apakah training termasuk dalam biaya implementasi?
• Siapa saja yang akan mendapatkan training?
• Apakah training dilakukan berdasarkan role?
• Apakah tersedia dokumentasi atau user guide?
• Apakah ada training tambahan setelah go-live?

Training yang baik seharusnya tidak hanya mengajarkan:

“Klik menu ini, kemudian klik tombol itu.”

Tetapi juga menjelaskan bagaimana sistem digunakan dalam alur kerja perusahaan sehari-hari.

9. Bagaimana support setelah ERP go-live?

Banyak perusahaan terlalu fokus pada proses implementasi dan lupa menanyakan apa yang terjadi setelah sistem digunakan.

Padahal, masalah sering kali baru muncul ketika sistem sudah digunakan dalam aktivitas sehari-hari.

Misalnya:

• User mengalami error
• Ada transaksi yang tidak sesuai
• User membutuhkan bantuan
• Perusahaan membutuhkan perubahan konfigurasi
• Ada kebutuhan integrasi baru

Karena itu, tanyakan:

“Bagaimana mekanisme support setelah go-live?”

Tanyakan juga mengenai:

• Jam layanan support
• SLA
• Jalur komunikasi
• Response time
• Biaya support
• Maintenance
• Pengembangan sistem di masa depan

Pastikan hubungan dengan vendor tidak berhenti setelah invoice implementasi terakhir dibayarkan.

10. Apakah vendor memahami bisnis kami, bukan hanya software?

Ini mungkin pertanyaan paling penting dari semuanya.

ERP pada dasarnya bukan hanya tentang teknologi.

ERP adalah tentang bagaimana teknologi membantu perusahaan menjalankan bisnis dengan lebih terintegrasi dan efisien.

Vendor yang baik seharusnya mampu memahami:

• Bagaimana perusahaan menghasilkan pendapatan
• Bagaimana proses penjualan berjalan
• Bagaimana pembelian dilakukan
• Bagaimana stok dikelola
• Bagaimana laporan keuangan dibuat
• Siapa saja yang menggunakan sistem
• Masalah apa yang ingin diselesaikan perusahaan

Karena itu, jangan hanya memilih vendor yang berkata:

“Software kami punya fitur lengkap.”

Cari vendor yang mampu mengatakan:

“Kami memahami masalah bisnis Anda dan akan membantu menentukan bagaimana ERP dapat menyelesaikannya.”

Bonus: Jangan Lupa Meminta Demo dengan Skenario Bisnis Anda

Demo ERP sering kali terlihat sangat menarik. Vendor menunjukkan dashboard, laporan, grafik, dan berbagai fitur yang terlihat canggih. Tetapi pertanyaannya:

Apakah fitur tersebut benar-benar relevan dengan bisnis Anda?

Daripada hanya meminta demo umum, coba berikan contoh proses bisnis yang benar-benar terjadi di perusahaan.

Misalnya:

Customer melakukan order → Sales membuat quotation → Order dikonfirmasi → Barang dikirim → Invoice dibuat → Pembayaran diterima → Transaksi masuk ke laporan keuangan.

Kemudian minta vendor menunjukkan bagaimana proses tersebut dilakukan di dalam ERP. Dengan cara ini, Anda bisa melihat apakah sistem benar-benar cocok dengan kebutuhan perusahaan.

Memilih Vendor ERP Bukan Tentang Siapa yang Paling Murah

Harga memang penting.

Tetapi ERP adalah investasi jangka panjang. Karena itu, keputusan sebaiknya tidak hanya berdasarkan harga implementasi.

Pertimbangkan juga:

Kesesuaian sistem + kemampuan vendor + kualitas implementasi + support + kemampuan berkembang bersama bisnis.

ERP yang murah tetapi tidak sesuai kebutuhan bisa menjadi mahal di kemudian hari.

Sebaliknya, ERP yang dirancang dengan baik dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan manual, meningkatkan visibilitas data, mempercepat pengambilan keputusan, dan membuat proses bisnis menjadi lebih terintegrasi.

Butuh Partner untuk Implementasi ERP?

Memilih ERP memang membutuhkan banyak pertimbangan. Bukan hanya memilih software, tetapi juga memilih partner yang akan mendampingi perusahaan dalam proses transformasi digital.

Alphasoft membantu perusahaan dalam kebutuhan ERP consulting, implementasi, customization, integrasi, hingga support, dengan pendekatan yang disesuaikan dengan proses bisnis masing-masing perusahaan.

Jika Anda sedang mempertimbangkan implementasi ERP, jangan ragu untuk berdiskusi terlebih dahulu mengenai kebutuhan dan tantangan bisnis Anda.

Karena ERP yang baik bukanlah ERP dengan fitur paling banyak. ERP yang baik adalah ERP yang benar-benar membantu bisnis Anda bekerja lebih baik.

Sudah punya rencana implementasi ERP?

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda bersama tim Alphasoft dan temukan solusi ERP yang paling sesuai dengan proses bisnis perusahaan Anda.