Odoo Accounting: Solusi Pembukuan yang Terintegrasi dengan Seluruh Divisi

Di banyak perusahaan, masalah accounting sebenarnya bukan hanya soal bagaimana mencatat pemasukan dan pengeluaran. Masalah yang lebih besar justru sering muncul karena data keuangan berasal dari banyak divisi, tetapi tidak saling terhubung.

Tim Sales punya data penjualan sendiri. Purchasing mencatat pembelian di file berbeda. Gudang memiliki catatan stok tersendiri. HR mengelola payroll dengan sistem lain. Sementara tim Accounting harus mengumpulkan semuanya sebelum akhirnya membuat laporan keuangan.

Akibatnya?

Laporan terlambat, data harus dicek berkali-kali, dan kesalahan pencatatan bisa terjadi tanpa disadari.

Di sinilah Odoo Accounting menjadi menarik. Bukan sekadar software untuk mencatat transaksi, Odoo Accounting dapat terhubung dengan berbagai aktivitas bisnis sehingga transaksi dari divisi lain dapat mengalir ke proses accounting secara otomatis.

Apa Itu Odoo Accounting?

Odoo Accounting adalah modul accounting dalam ekosistem Odoo yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola aktivitas keuangan secara terintegrasi.

Mulai dari:

• Invoice pelanggan
• Tagihan vendor
• Pembayaran
• Penerimaan uang
• Pengeluaran
• Rekonsiliasi bank
• Piutang dan hutang
• Laporan keuangan
• Pajak
• Jurnal accounting

Yang membuatnya berbeda adalah Accounting tidak berdiri sendiri.Data dari aktivitas bisnis lainnya dapat terhubung dengan accounting sehingga perusahaan tidak perlu melakukan input data yang sama berulang kali. 

Kenapa Accounting Sering Menjadi “Ujung Tombak” Data Perusahaan?. Bayangkan sebuah perusahaan menjual produk kepada pelanggan. Secara sederhana, prosesnya terlihat seperti:

Sales → Order → Gudang → Pengiriman → Invoice → Pembayaran → Accounting

Kalau masing-masing proses menggunakan sistem yang berbeda, tim accounting harus menunggu data dari divisi lain. Sales mungkin mengirim laporan Excel. Gudang memberikan laporan stok. Admin mengirim invoice.Kemudian accounting melakukan input ulang ke software keuangan. Semakin besar perusahaan, semakin kompleks proses tersebut.Satu transaksi yang sebenarnya hanya terjadi satu kali akhirnya bisa membutuhkan beberapa kali input. 

Dan semakin banyak input manual, semakin besar pula kemungkinan terjadinya kesalahan.

Bagaimana Odoo Accounting Terintegrasi dengan Divisi Lain?. Salah satu kekuatan utama Odoo adalah konsep integrated business system. Accounting dapat terhubung dengan berbagai modul sesuai kebutuhan perusahaan.

1. Sales → Accounting

Ketika tim Sales membuat quotation dan kemudian mendapatkan order dari pelanggan, transaksi tersebut dapat dilanjutkan ke proses invoice.

Contohnya:

PT ABC menjual 100 unit produk dengan nilai Rp50 juta. Tim Sales membuat Sales Order di Odoo. Setelah proses pengiriman dilakukan, invoice dapat dibuat berdasarkan transaksi tersebut. Accounting tidak perlu menerima dokumen dari Sales lalu mengetik ulang angka penjualan. Data transaksinya sudah tersedia di dalam sistem. Sales melakukan proses bisnisnya, Accounting mendapatkan data keuangannya.

2. Purchase → Accounting

Hal yang sama terjadi pada proses pembelian. Misalnya perusahaan membeli bahan baku dari supplier senilai Rp30 juta. Tim Purchasing membuat Purchase Order. Barang kemudian diterima oleh gudang. Vendor mengirimkan invoice.

Invoice vendor tersebut dapat diproses oleh Accounting berdasarkan transaksi pembelian yang sudah tercatat.

Dengan alur seperti ini, Accounting dapat lebih mudah mengetahui:

• Apa saja pembelian perusahaan
• Berapa nilai tagihan vendor
• Tagihan mana yang sudah dibayar
• Tagihan mana yang masih outstanding

Tidak perlu lagi mencari invoice satu per satu di email atau folder komputer.

3. Inventory → Accounting

Ini salah satu integrasi yang sangat penting bagi perusahaan yang memiliki persediaan. Persediaan bukan hanya urusan gudang. Di dalam accounting, stok memiliki nilai finansial. Misalnya perusahaan memiliki:

1.000 unit produk × Rp100.000 = Rp100 juta nilai persediaan

Ketika produk terjual, nilai persediaan tersebut akan berubah.

Dengan integrasi antara Inventory dan Accounting, transaksi persediaan dapat menjadi bagian dari proses pencatatan keuangan sesuai konfigurasi sistem.

Artinya, tim Accounting tidak perlu hanya mengandalkan laporan stok dari Gudang untuk kemudian menghitung semuanya secara manual.

4. Expenses → Accounting

Karyawan juga menghasilkan transaksi keuangan.

Contohnya:

Seorang sales melakukan perjalanan dinas dan mengeluarkan biaya:

• Transportasi: Rp500.000
• Hotel: Rp800.000
• Makan: Rp300.000

Total: Rp1.600.000.

Daripada karyawan menyerahkan bukti pengeluaran kepada admin, kemudian admin memasukkan data secara manual, expense dapat dikelola melalui sistem.

Pengajuan expense dapat melalui proses approval sebelum masuk ke proses accounting dan pembayaran.

Hasilnya, perusahaan dapat mengetahui siapa yang mengeluarkan biaya, untuk keperluan apa, berapa nilainya, dan apakah sudah dibayarkan.

Contoh Kasus: Ketika Accounting Tidak Lagi Mengejar Data

Mari kita lihat contoh sederhana.

Anggap saja PT Maju Bersama memiliki lima divisi:

• Sales
• Purchasing
• Warehouse
• HR
• Accounting

Sebelum menggunakan sistem terintegrasi, masing-masing divisi bekerja menggunakan tools yang berbeda.

• Sales menggunakan Excel.
• Warehouse menggunakan aplikasi stok.
• Purchasing menggunakan spreadsheet.
• HR menggunakan software payroll.
• Accounting menggunakan software accounting terpisah.

Pada akhir bulan, Accounting harus mengumpulkan semua data tersebut. Masalah mulai muncul:

1. Sales mengatakan total penjualan Rp800 juta.
2. Warehouse memiliki data pengiriman Rp780 juta.
3. Accounting mencatat invoice Rp750 juta.

Setelah diperiksa, ternyata ada transaksi yang belum dibuat invoice dan beberapa data harus dikoreksi. Proses closing akhirnya membutuhkan waktu berhari-hari.

Setelah Menggunakan Odoo

Dengan Odoo, proses tersebut dapat dibuat lebih terintegrasi.

Sales membuat Sales Order.

↓

Warehouse memproses pengiriman.

↓

Invoice dibuat berdasarkan transaksi.

↓

Accounting mendapatkan data transaksi.

↓

Customer melakukan pembayaran.

↓

Accounting melakukan rekonsiliasi.

Dengan satu ekosistem, setiap divisi tetap menjalankan tugasnya masing-masing, tetapi data bisnisnya berada dalam satu sistem yang saling terhubung. Bukan berarti semua pekerjaan accounting menjadi otomatis tanpa konfigurasi dan kontrol. Namun, pekerjaan input ulang dan proses rekonsiliasi data dapat dikurangi secara signifikan.

Odoo Accounting Bukan Sekadar “Aplikasi Pembukuan”. Ada satu kesalahpahaman yang cukup sering terjadi. Accounting software sering dianggap hanya sebagai tempat untuk:

“Masukkan pemasukan dan pengeluaran.”

Padahal dalam perusahaan modern, accounting seharusnya menjadi bagian dari alur bisnis secara keseluruhan. Ketika perusahaan membeli barang, ada dampak terhadap hutang dan persediaan. Ketika barang dijual, ada dampak terhadap revenue, piutang, dan persediaan. Ketika karyawan mendapatkan reimbursement, ada dampak terhadap expense dan cash flow.

Ketika pelanggan membayar invoice, ada dampak terhadap piutang dan saldo bank. Artinya, transaksi keuangan sebenarnya merupakan hasil dari aktivitas berbagai divisi.

Karena itu, accounting akan jauh lebih powerful ketika terhubung dengan aktivitas bisnis tersebut.

Apa Keuntungan Odoo Accounting untuk Perusahaan?

1. Mengurangi Double Input

Data yang sudah dimasukkan dalam satu proses bisnis dapat digunakan untuk proses berikutnya.

Hal ini membantu mengurangi pekerjaan administratif dan risiko kesalahan input.

2. Data Lebih Terpusat

Management dapat memiliki satu sumber data yang sama untuk melihat kondisi bisnis.

Tidak perlu membandingkan terlalu banyak file dari berbagai divisi.

3. Mempermudah Monitoring Piutang dan Hutang

Accounting dapat melihat invoice customer dan vendor yang masih outstanding sehingga perusahaan dapat melakukan follow-up dengan lebih terstruktur.

4. Mempercepat Proses Closing

Karena data transaksi berasal dari aktivitas bisnis yang sudah tercatat dalam sistem, proses pengumpulan data untuk laporan dapat menjadi lebih efisien.

5. Membantu Management Mengambil Keputusan

Management tidak hanya melihat angka revenue.

Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat menghubungkan data keuangan dengan aktivitas bisnis yang menghasilkan angka tersebut.

Apakah Odoo Accounting Cocok untuk Semua Perusahaan?

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama. Perusahaan kecil dengan transaksi yang sangat sederhana mungkin belum membutuhkan sistem ERP yang kompleks.

Namun ketika perusahaan mulai memiliki:

• Banyak transaksi
• Banyak cabang
• Banyak customer dan vendor
• Persediaan
• Banyak karyawan
• Proses approval
• Banyak divisi
• Kebutuhan laporan yang lebih detail

Maka sistem terintegrasi mulai memberikan manfaat yang jauh lebih besar.

Yang paling penting bukan sekadar “menggunakan Odoo”, tetapi bagaimana sistem tersebut dikonfigurasi sesuai proses bisnis perusahaan.

Tantangan Implementasi Odoo Accounting

Implementasi accounting software bukan hanya tentang instalasi aplikasi. Hal yang jauh lebih penting adalah memahami proses bisnis perusahaan.

Misalnya:

• Bagaimana perusahaan membuat invoice?
• Kapan revenue diakui?
• Bagaimana proses pembayaran vendor?
• Bagaimana inventory memengaruhi accounting?
• Bagaimana approval expense dilakukan?
• Bagaimana perusahaan melakukan closing bulanan?
• Laporan apa saja yang dibutuhkan management?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut perlu dijawab sebelum sistem diterapkan.

Karena sistem yang bagus dengan konfigurasi yang tidak sesuai tetap dapat menghasilkan proses yang tidak efektif.

Odoo Accounting bukan hanya solusi untuk mencatat transaksi keuangan.

Nilai terbesar dari Odoo Accounting justru muncul ketika accounting terhubung dengan seluruh aktivitas bisnis perusahaan.

• Sales menghasilkan transaksi.
• Purchasing mengelola pembelian.
• Warehouse mengelola persediaan.
• HR mengelola karyawan dan expense.
• Accounting mengelola dampak finansialnya.
• Semuanya dapat berjalan dalam satu ekosistem.

Dengan begitu, perusahaan tidak lagi melihat accounting sebagai divisi yang hanya menerima data dari divisi lain.

Accounting menjadi bagian dari alur bisnis itu sendiri.

Dan ketika seluruh data bisnis terhubung, management dapat melihat perusahaan bukan hanya dari angka-angka di laporan keuangan, tetapi juga memahami dari mana angka tersebut berasal dan apa yang sedang terjadi di baliknya.

Ingin Mengintegrasikan Accounting dengan Operasional Bisnis?

Implementasi Odoo yang tepat bukan hanya soal memasang modul Accounting, tetapi memastikan Sales, Purchase, Inventory, HR, dan Accounting memiliki alur data yang sesuai dengan proses bisnis perusahaan.

Alphasoft membantu perusahaan melakukan implementasi Odoo mulai dari analisis kebutuhan, konfigurasi sistem, integrasi antar-modul, hingga training dan support.

Hubungi Alphasoft untuk mendiskusikan kebutuhan ERP perusahaan Anda dan temukan alur Odoo yang paling sesuai dengan proses bisnis Anda.